Office Secretary

Contratto: da definire

Panoramica Medici Senza Frontiere (MSF) è un'organizzazione medico-umanitaria indipendente' fondata nel 1971 da un gruppo di medici e giornalisti.
MSF presta la sua opera di soccorso in tutto il mondo' alle popolazioni colpite da conflitti' epidemie' catastrofi naturali o escluse dall'assistenza sanitaria.
Al momento ci sono progetti in corso in quasi 80 Paesi.
MSF è un movimento internazionale formato da 6 Centri Operativi e 24 sezioni ed uffici in tutto il mondo.
MSF Italia è una Onlus nel campo medico e umanitario e rappresenta la sezione italiana di Médecins Sans Frontières.
L' Office Secretary assicura supporto per le attivit amministrative e organizzative delle sedi' gestisce le relazioni con interlocutori e fornitori esterni e fornisce assistenza ai dipartimenti/settori per le attivit di propria competenza.
Responsabilit Attivit di segreteria - Accoglienza visitatori e gestione del centralino telefonico: front desk per l'ufficio di Roma' gestione della linea telefonica in particolare per dare informazioni generali su MSF con competenza e professionalit ' supportando i dipartimenti' in special modo il dipartimento Raccolta Fondi in relazione ai donatori. - Protocollo' archiviazione e gestione della corrispondenza (cartacea e digitale): curare lo smistamento della posta in entrata e uscita' avvisando in particolare i referenti in caso di arrivo di raccomandate e pacchi. - Curare la gestione dei corrieri sia in entrata ( Roma) che in uscita ( Roma e Milano)' del servizio di pony e del servizio di raccomandate' incluse le spedizioni verso il magazzino esterno DHL Fiumicino (inventario' consegne etc). - Favorire la circolazione di documenti e messaggi: smistamento messaggi ricevuti via mail all'indirizzo della segreteria. - Gestire i rapporti con agenzia di viaggi e fornitori esterni' specialmente per esigenze particolari (es. viaggi di gruppo' scioperi ecc) legate all'organizzazione di riunioni plenarie' appuntamenti' trasferte speciali (es. primo giorno in sede dei new joiners) - Supporto alla gestione amministrativa: inserimento dati e aggiornamento anagrafiche (risorse uscenti' new joiners' ecc) sui sistemi in uso all'organizzazione (sito agenzia esterna di viaggi' all staff meetings' ecc). - Supporto alla consegna e ritiro di card buoni pasto e badge su indicazione delle strutture competenti. - Invio mensile richieste OSP (occupazione suolo pubblico) ai comuni/enti indicati dall'area Face to Face. - Supporto diretto per il buon funzionamento delle sedi' inclusa la gestione degli ordini di materiali di consumo per gli uffici. - Monitoraggio e gestione degli ordini dei materiali di cancelleria per tutte le sedi. - Focal point per le esigenze relative alla sede di Milano. - Gestione accesso degli ospiti e personale MSF nelle sedi. - Assistenza alla preparazione di documenti dedicati a tutto lo staff (es. presentazioni' comunicazioni' mural) per eventi speciali' grandi meeting' plenarie e istruzioni operative.
Attivit di ", reception", nella sede di Roma - Curare l'accoglienza e il ricevimento ospiti fornendo all'occorrenza il materiale informativo di MSF. - Disponibilit extra-orario in caso di eventi con ospiti esterni. - Disponibilit a trasferte occasionali' in particolare verso la sede di Milano in caso di eventi (es.
Major donors). - Supportare i dipartimenti in caso di richiesta catering' preparazione sale e spazi ufficio in coordinamento con il General Office.
Qualifiche Requisiti Essenziali - Conoscenza della lingua inglese (livello minimo B1) - Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office - Esperienza nell'uso di un centralino telefonico - Capacit organizzative' relazionali e comunicative - Riservatezza' precisione e capacit di gestione delle priorit - Flessibilit comportamentale - Pianificazione e Organizzazione Requisiti Preferenziali - Conoscenza della lingua francese - Conoscenza di software gestionali - Conoscenza terzo settore - Esperienza come receptionist in altri ETS CONDIZIONI Contratto: 12 mesi con potenziale trasformazione a tempo indeterminato secondo le esigenze dell'organizzazione.
Part- Time 75%' IV Livello del CCNL del Commercio.
RAL: 25. 636 -31. 460 euro.
La retribuzione sar riparametrata al part-time 75% e definita in base all'esperienza del/la candidato/a selezionato/a.
Data d'inizio: Luglio 2025.
Sede di lavoro: Presso l'ufficio di Roma.