Executive Assistant

Tipo Contratto: Da definire

🚀 Ruolo: Executive Assistant



📍 Località : Roma



🕒 Tipo di Contratto: tempo indeterminato, full time



✨ Su di noi: Benvenutə in SIAE, la Società Italiana degli Autori ed Editori! Siamo il faro per chi opera nel mondo della cultura e dello spettacolo e proteggiamo i diritti d’ autore delle opere dei nostri associati e delle nostre associate, garantendo il giusto compenso per il loro talento. Unirsi a noi è una scelta volontaria che offre una tutela economica indispensabile per chi crea.



🎯 La tua sfida: ti incuriosisce sapere come si organizza e si gestisce il lavoro di una direzione che tutela il repertorio musicale italiano? Desideri metterti in gioco in un contesto dinamico e culturale? La sfida offerta da SIAE è quella di supportare il Chief Operations Officer del Music Department con efficienza, riservatezza e visione d’ insieme, contribuendo all’ organizzazione strategica di attività , relazioni e progetti legati al mondo della musica.



💼 Le Tue Responsabilità :



Gestione dell’ agenda del COO: pianificazione e coordinamento efficiente di appuntamenti, riunioni, eventi interni ed esterni. Anticipazione dei conflitti di calendario e ottimizzazione delle priorità per massimizzare la produttività del COO. Supporto amministrativo e operativo: redazione, gestione e archiviazione professionale di documenti, e-mail, presentazioni e report riservati. Monitoraggio e gestione delle comunicazioni in entrata e uscita, garantendo tempestività e precisione. Coordinamento delle attività quotidiane, anche in contesti ad alta riservatezza e urgenza. Organizzazione di viaggi e trasferte: pianificazione completa di viaggi di lavoro, incluse prenotazioni di voli, alloggi, trasporti, logistica locale e gestione delle eventuali modifiche in tempo reale. Coordinamento inter-funzionale e relazioni esterne: punto di contatto tra il COO e gli altri dipartimenti aziendali, fornendo supporto nella comunicazione interna. Interfaccia con partner, fornitori e stakeholder esterni, mantenendo relazioni professionali e di fiducia. Preparazione e gestione di riunioni e meeting: preparazione dell’ ordine del giorno, raccolta e distribuzione dei materiali necessari, redazione di verbali e follow-up delle azioni concordate. Supporto nell’ organizzazione logistica di eventi e incontri strategici, sia in presenza che da remoto. Utilizzo di strumenti digitali e software collaborativi: attività quotidiana con strumenti di produttività digitale (es. Microsoft 365, Google Workspace, Zoom, Teams) e piattaforme di project management (es. Notion, Trello, Asana), garantendo efficienza, tracciabilità e accessibilità delle informazioni. Gestione di informazioni sensibili e riservate: trattamento di dati e contenuti confidenziali con la massima discrezione, integrità e rispetto dei protocolli aziendali.



🎓 Requisiti:

Formazione: laurea triennale o magistrale Lingue: ottima conoscenza della lingua inglese scritta e parlata Esperienza: 3-5 anni come personal/executive assistant Pacchetto Office: conoscenza eccellente di Excel e Power Point Soft Skills: Eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo, con attenzione ai dettagli. Ottime doti comunicative, di problem-solving e di team working



🌈 Nice to have:

Attitudine e coerenza con la cultura dell’ apprendimento continuo e dell’ innovazione Forte engagement con il Purpose SIAE “ dalla parte di chi crea”



💰 Cosa Offriamo:

Contributo Welfare Aziendale Buoni Pasto da € 6,50 al giorno Smart Working per 10 giorni al mese Premio di Risultato Assistenza Sanitaria Uni Salute Contributo Previdenza Complementare Borse di Studio per i figli Piattaforma di e-learning Edflex Piattaforma Bonoos per agevolazioni, sconti e altre forme di sostegno ai cittadini



🌟 I nostri valori

Trust: conquistiamo la fiducia con sincerità e rispetto Innovation: guardiamo al futuro proteggendo la nostra identità Execution: crediamo in ciò che facciamo con responsabilità e passione



🚀 Unisciti a Noi: valutiamo tutte le candidature ricevute coerentemente con la cultura inclusiva e i valori che ci contraddistinguono ogni giorno, volti a valorizzare la diversità nelle sue molteplici forme come fondamentale contributo per la crescita aziendale e collettiva.



“ Per informazioni sul trattamento dei dati personali, ti invitiamo a consultare la nostra Informativa sulla Privacy. ”

✔ Da definire